E-Cheqs

Al momento de emitir o registrar Cheques electrónicos, el sistema muestra algunas particularidades.

Registración
En movimiento de fondos y en orden de pago al registrar un valor de terceros o registrar un cheque propio electrónico, se incorpora la casilla “eCheq”

En cheques propios, al marcar la casilla indicando que es un Cheque electrónico, se puede o no completar el Número de cheque.
Si se asigna número, es porque ya está generado en el banco y el cliente lo acepto. Este número no afecta a la numeración de la chequera.
Si no se asigna número, el valor queda registrado a la espera de que el cliente lo acepte. Para el caso de los E-cheq sin número, el sistema no va a habilitar su impresión.

Distinción en los informes del sistema

En el punto Cheques Propios se distinguen por el tipo de cheque y a la vez, se puede filtrar para realizar una búsqueda más específica.

Informe de Cheques Propios

Los filtros son:
– “Todos”
– “Solo cheques y eCheq’s con número”
– “Solo cheques y eCheq’s sin número”,
– “Solo cheques con número”
– “Solo cheques sin número”
– “Solo eCheq’s con número”
– “Solo eCheq’s sin número”

En el punto Cheques de Terceros se distinguen por una (e) que se agrega al dato del Banco y además, se puede filtrar marcando la casilla de “Solo eCheq”

Informe Cheques en cartera

En el Libro de Bancos y en el Conciliador, también se agrega la (e) para distinguir los cheques electrónicos.

Asignación de número de cheque

Se puede asignar el número al cheque electrónico por Editar Express o por Cheques Propios, utilizando la opción (“Solo eCheq’s sin número”).

Asignación de Nº a Cheque electrónico

En la celda en blanco se coloca el número y al hacer TAB o salir de esa celda, el sistema va a preguntar si se asigna el número al valor.

Novedades del sistema

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El sistema muestra un cuadro de novedades con detalle de cambios y mejoras realizadas en cada actualización de los módulos.
Por defecto se abre cuando se ingresa a un módulo del sistema, pero también se puede acceder desde el Menú Ayuda / Novedades

El sistema mostrará una ventana de texto con la información destacada, por versión de módulo y fecha.

SioGranos

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Desde el Menú Compras / SioGranos se accede a la opción para generar el reporte.
Esta información se obtiene de los datos cargados en las órdenes de compra de cereales, que sean de Modalidad Normal (Compra-Venta).

Al dar de alta una Orden de compra, se deben llenar todos los datos de la pestaña “SioGranos”

También es necesario que esté completo el Código Postal y el Sub Código Postal de:
– Campos / Lugares de Recepción
– Depósitos / Plantas.

Estos códigos se obtienen de la página de SioGranos o lo pueden descargar desde aquí:
Tabla de Cod y Subcodigos SioGranos

Una vez en Menú Compras / SioGranos, se buscan las órdenes según los parámetros indicados y se deben marcar las que se quieren incluir en el Informe. Es posible marcar todas usando el botón “Seleccionar”.
Si existen algunas que le falten datos necesarios para el informe, el sistema marca y deshabilita el campo del selector. De todas maneras se pueden marcar las que no tienen error.

Seleccionando el check “Mostrar Datos a Informar” van a aparecer las columnas con los datos que se envían a SioGranos y así visualizar los que están faltando.

Una vez seleccionadas las órdenes completas, se presiona el botón “Generar”.
Se crea el archivo llamado “SioGranos.xml” que se guarda en la carpeta del sistema Gestion Comercial. Este archivo es el que se importa en la web de SioGranos.

Operaciones de Canje

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En la modalidad de Comercialización Canje, no hay dinero de por medio.
Se canjea generalmente por cereal.

Facturación de Insumos destinados a Canje
Verificar que los impuestos se encuentren bien configurados en los datos de la empresa, en el cliente y en los artículos a facturar para esta modalidad.

1- Se hace un pedido de venta con facturación Canje.

En este punto, el sistema habilita la última pestaña “Canje”, donde nos permite crear la orden de compra en cereales, quedando vinculado el pedido a dicha orden.

También se puede obviar este paso y hacerlo por el módulo cereales.

2 – Al momento de facturar, se selecciona el pedido indicando Esquema Impositivo: “Canje s/iva”. No se factura IVA pero sí las Percepciones de IVA Canje RG 2459.
Tener en cuenta la configuración de este impuesto en la cuenta del cliente y en los artículos a facturar, en Destino Canje S/IVA.
La tasa Canje para incluidos en la RG 2300 es del 1% pero para los NO incluidos es del 10,50%.

Liquidación de Cereal destinado a Canje

Cuando llega el momento de liquidar el canje, se hace una ND por el IVA solo, por el módulo contable. Para ésto se carga un renglón gravado para que calcule el IVA y otro renglón No gravado negativo para que reste y quede solo el IVA.

1- Configurar los parámetros en el sistema, según se quiera:
– Liquidar IIBB y Sellado como deducciones, dentro de la misma liquidación de canje.
– Generar un comprobante electrónico aparte, por esos impuestos

Configuración / Parámetros/ Cereales/ Operaciones/ Canje

2- Generar una orden de compra de cereal por los kilos, en Modalidad Normal – Destino Canje.

3- Configurar la Mercadería:
- Desde Listas/ Mercadería/ Aplicación de Cuentas contables, configurar las cuentas contables para la Modalidad Normal.
- Desde Listas/ Mercadería/ Aplicación de Impuestos, configurar los impuestos para el Destino Canje.

Lo único que no se puede incluir en una liquidación Normal – Canje es un Gasto de tipo comisión.
El resto de los gastos que se quieran incluir, deberán darse de alta previamente a la creación del contrato de compra.

Ampliación o reducción de pedidos

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Para ampliar o reducir un pedido, tanto de Compras o de Ventas, se hace por el punto “Ampliación o reducción de pedidos”, en el menú que corresponda.

Pasos a seguir:
– Levantar el pedido por el número.
– Presionar en la línea “click aquí para ampliar o reducir” y elegir del selector de abajo, el Artículo que se quiere modificar.
– Si se quiere reducir, la cantidad va en negativo; subir el renglón con el botón de la “carpetita amarilla”. Quedará la línea en rojo que resta.
– Si se quiere ampliar, la cantidad va en positivo; subir el renglón con el botón de la “carpetita amarilla”. Quedará la línea en verde que suma.

Va a quedar en ROJO el artículo que sale y en VERDE el que se agrega.
Luego click en botón Modificar.

Comisiones por ventas de insumos

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Es posible configurar por artículo y vendedor, diferentes porcentajes de comisiones y formas de calcularlas. Esto implica que el cálculo es por artículo y no por el total de la factura ya que sería factible pagar comisión por algunos artículos de una factura y no por todos.
Una vez pagada la comisión al vendedor, se marca como conciliada la factura para que no vuelva a aparecer. El informe de comisiones a conciliar y pagar funciona por fecha y diferentes filtros, por lo que es posible visualizar nuevamente una factura ya conciliada.

Configuración
Menú Listas / Artículos / Configurar comisiones por ventas

Existen cuatro filtros para armar la búsqueda de configuraciones:
– Artículo
– Rubro: Usando el tilde que dice rubro, el selector pasa a mostrar rubros en vez de artículos
– Comisionista
– Tipo de comisión

Luego de elegir los filtros, mediante el botón “Buscar” el sistema traerá la información que muestra lo que está configurado y lo que resta configurar como se ve en la imagen siguiente

Configurar comisiones

Una vez que se encuentran los datos a configurar, se puede elegir fila por fila el tipo de comisión y el porcentaje de comisión o se puede configurar a todas las filas seleccionadas un mismo porcentaje y tipo de comisión.
A dicho efecto se pueden usar los botones seleccionar y cancelar para marcar o desmarcar todas las filas. El listado se puede imprimir.

Tipos de comisión
– Precio de Venta: El porcentaje de comisión se aplica sobre el precio de venta sin impuestos del artículo.
– Margen de Venta (Última compra): El porcentaje de comisión se aplica sobre el precio de venta sin impuestos del artículo menos el precio de la última factura de compra del artículo.
– Margen de Venta (Último pedido): El porcentaje de comisión se aplica sobre el precio de venta sin impuestos del artículo menos el precio del último pedido de compra del artículo.
– Margen de Venta (Promedio compra): El porcentaje de comisión se aplica sobre el precio de venta sin impuestos del artículo menos el precio promedio de las facturas de compra del artículo que sean de fecha menor o igual al filtro de fecha desde seleccionado en el filtro de la conciliación de comisiones.
– Margen de Venta (Promedio pedido): El porcentaje de comisión se aplica sobre el precio de venta sin impuestos del artículo menos el precio promedio de los pedidos de compra del artículo que sean de fecha menor o igual al filtro de fecha desde seleccionado en el filtro de la conciliación de comisiones.

Lista de comisiones a conciliar y pagar
Menú Ventas / Comisiones – Lista y conciliación

El listado posee, como la configuración, los mismos filtros por artículo, rubro y comisionista con la misma mecánica, pero cambia el de tipo de comisión por el filtro de listar movimientos conciliados, no conciliados o todos. Por defecto lista los no conciliados.
Adicionalmente está el filtro por fechas, que por defecto muestra desde el primer día del mes actual hasta el último.

Conciliación de comisiones

Recorriendo las columnas hacia la derecha se puede ver en base a qué calcula el sistema la comisión como para asegurarse antes de pagar y conciliar.
El sistema, según cada tipo de comisión, calcula el costo, el margen y la comisión y luego permite seleccionar las filas y conciliarlas.

No permite desconciliar porque se asume que sería un riesgo permitirlo dado que se podrían pagar doble comisiones, pero es posible desconciliar internamente si algún usuario lo necesita.

Búsqueda rápida de Localidades

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Para facilitar el ingreso de datos cuando se da de alta una nueva cuenta corriente, se incorporó una opción de “Búsqueda Rápida”.

Menú Listas / Cuentas Corrientes / Pestaña “Otros Datos”
A un lado del campo Código Postal, se agregan dos botones:
- Prismáticos: para realizar la búsqueda textual
– Cadena: para copiar datos

De esta manera escribiendo pocos caracteres del nombre de la ciudad, el sistema busca y permite elegir la localidad.

Una vez que trae el listado de localidades posibles, se selecciona una y se hace click en “Aceptar”. Esta acción completa la grilla de Partido – Provincia – País.

También se permite copiar los datos a través del Botón “Copiar”.
Se puede hacer desde el Domicilio Fiscal al de Entregas y viceversa.

Sistema Thalamus

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El Sistema Thalamus es un repositorio donde los distribuidores de la red de DOW deben informar al menos dos veces a la semana el listado de clientes y las ventas de sus productos.
Se desarrolló una opción especial dentro del módulo insumos que permite buscar la información requerida, enviarla directo por FTP o exportarla a archivos de texto en formato CSV separado por comas, para luego subir dichos archivos mediante un sitio web que tiene Thalamus en forma manual.

Habilitación del menú
La opción especial se encuentra dentro del Módulo Insumos / Menú Ventas.
Solamente aparece visible si se tiene el parámetro habilitado y con Usuario Thalamus asignado.

Configuración de parámetros
Son necesarios tener configurados los parámetros de conexión al FTP para que el sistema funcione. También existen parámetros que indican lo último enviado:

Parámetros obligatorios:
• Thalamus URL FTP: URL para conectar al FTP
• Thalamus Usuario: Usuario de conexión al FTP
• Thalamus Password/contraseña: Contraseña de conexión al FTP
• Thalamus Alias Proveedor: Se debe escribir el alias que tiene la cta. cte. Dow en el sistema, para que solamente busque aquellos artículos que les pertenece. También debe estar asignado el proveedor en el producto, mediante la configuración en Listas / Artículos.

Parámetros adicionales:
• Thalamus Última fecha informada de ventas: indica la fecha del último comprobante enviado y se utiliza como fecha desde al momento de buscar información. En el curso normal, el usuario no debería cambiar este dato.
• Thalamus Último identificador fiscal de cliente informado: Guarda el CUIT del último cliente informado para solamente enviar los clientes nuevos. En el curso normal no tiene por qué modificarse y de todas formas el usuario puede volver a enviar todos los clientes si así lo desea.

Funcionamiento

La exportación de datos trabaja de la siguiente manera:
1. Se debe buscar los datos a informar y elegir si se quiere buscar clientes, ventas o ambos
– Automáticamente se muestra qué cantidad de clientes falta informar (guarda el último CUIT enviado cada vez que se envía por FTP los datos)
– El sistema indica como fecha desde, un día posterior a la fecha del último comprobante enviado (se guarda la última fecha enviada cada vez que se envía por FTP los datos)
– Se puede elegir buscar igualmente todos los clientes y también se puede variar los filtros “Desde” y “Hasta” de las fechas.
– Una vez seleccionado lo que se quiere buscar, se presiona el botón “Buscar” y el sistema mostrará en las grillas los datos encontrados.

2. Si se encuentran datos, el sistema habilitará los botones “Enviar FTP” y “Exporta CSV”.
- Enviar FTP: Este botón exporta a CSV la información de las grillas y luego copia los archivos en la ubicación FTP indicada en los parámetros de configuración. Luego de enviar, el sistema guarda el último CUIT de cliente y la última fecha informada en los parámetros de configuración a tal efecto. El usuario puede modificar esos parámetros si así lo desea.
– Exporta CSV: Exporta en ese formato los datos encontrados separados en dos archivos, uno para clientes y otro para ventas. El sistema consultará los nombres y ubicación de los archivos donde se quiere guardarlos. Esta opción no actualiza en la base de datos los últimos datos enviados.

El usuario puede editar los datos tanto en las grillas (previo a exportar) como los archivos exportados si así lo desea o necesita para enviar manualmente la información.

Receta agronómica

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El sistema puede emitir la receta agronómica luego de generar el remito de venta.
Para ello se debe tener habilitado el parámetro en el módulo insumos:

Dicho parámetro habilita una sección especial en la configuración de los artículos:

Para poder generar la receta, es necesario seguir los siguientes pasos de configuración:
1- Ingresar en los datos del artículo, los valores de “Concentración”, “Toxicidad”, “Formulación” y “Principio activo” para el producto.
2- Marcar la casilla “Aplica en recetas” para que muestre ese artículo en el cuadro de la receta.
3- Por el menú Listas / Artículos, cargar las “Recomendaciones”, “Restricciones de uso” y “Uso declarado”. Se ingresan los valores como textos, luego estos valores estarán disponibles en los selectores para generar la receta.

Una vez finalizada la etapa de configuración, se procede a emitir la receta agronómica.
Se puede generar inmediatamente después de haber emitido el remito o levantando uno, luego haciendo click en el botón Receta.
En la ventana de la receta hay dos sectores diferenciados:

1- Grilla con los artículos, cantidades remitidas y los valores asignados en la configuración del artículo.
2- Filtros para asignar los valores de “Recomendaciones”, “Restricciones de uso” y “Uso declarado”. De acuerdo a la receta que se desee imprimir, se seleccionan las restricciones de uso pre-cargadas, las observaciones y recomendaciones, eligiendo la más apropiada al caso.
Eligiendo en el selector correspondiente y confirmando con el botón tilde, se agrega el dato al renglón del artículo, en la grilla.
También es posible tipear el texto en el recuadro y modificar las cantidades.
La cantidad de producto se puede editar, dado que es posible juntar varios remitos y hacer una receta por el total.

Una vez que se le agregó el detalle a cada artículo, se procede a imprimir.

La receta se imprime utilizando un formulario específico del sistema, el cual requiere configuración previa.

Facturación – selectores de moneda

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En los módulos de contabilidad, acopio de cereales e insumos, se pueden emitir comprobantes electrónicos. Cada uno de ellos presenta particularidades a la hora de facturar con distintas monedas.

Módulo contable
Existen tres opciones para considerar:

1- Selector “Moneda 1″: indica en qué moneda va a quedar grabado el movimiento en el sistema y en AFIP (excepto que se tilde el punto 3).
Al poner Moneda Dólar, habilita el campo de cotización.

2- Selector “Moneda 2″: indica en qué moneda se cargan los importes.

3- Selector “Expresión en $”: Si se tilda la casilla, el comprobante y la moneda en que va a quedar en AFIP va a ser Pesos.

Por ejemplo, para que la factura quede en PESOS pero con el dato de tipo de cambio, se deberá generar: Moneda 1 – DOLAR + Cotización + Expresión en $ (el moneda 2 es indistinto)

Módulo insumos
Si hablamos de la facturación por insumos, los selectores trabajan de esta manera

1- Selector “Moneda”: indica en qué moneda va a quedar grabado el movimiento en el sistema y además, en qué moneda hay que cargar los importes. En la pestaña Impuestos, el total va a estar en la moneda que se seleccionó en este filtro.
Al poner Moneda Dólar, habilita el campo de cotización.

2- Selector “Expresa en”: indica cómo va a quedar el comprobante y la moneda en que va a quedar emitido en AFIP.

Por ejemplo, para que la factura quede en PESOS, pero con el dato de tipo de cambio, se deberá generar: Moneda Dólar + Cotización + Expresa en Pesos + Imprime TC

Módulo cereales
Si hablamos de la facturación de servicios, los selectores trabajan de esta manera:

1- Selector “Moneda”: indica en qué moneda va a quedar grabado el movimiento en el sistema y además, en qué moneda hay que cargar los importes de las tarifas.
Al poner Moneda Dólar, habilita el campo de cotización.

2- Selector “Reexpresa en”: indica cómo va a quedar el comprobante y la moneda en que va a quedar emitido en AFIP.